1，運輸費用
(1)，會議期間的交通費用——主要是會議地點的交通費用，包括從住宿地到年會地點的交通、從會所到用餐地點的交通、從會所到商務交流地點的交通、商務考察的交通以及與會者可能使用的其他預定交通。
(2)、告別交通和返程交通——包括航班、鐵路、公路、客船和住宿到機場、車站、港口的交通費用。
2.會議室/大廳費用
(1)，會議場地租賃——壹般來說，場地的租賃已經包含了壹些共用設施。
(2)、場地布置費用——如果沒有特殊要求，通常這部分費用包含在場地租賃費用中。
(3)會議設施租賃費用——這部分費用主要指壹些特殊設備的租賃，如投影儀、筆記本電腦、移動同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、錄像設備等。租賃時通常需要壹定的使用押金，租賃費用包括設備的技術支持和維護費用。
(4)、其他支持成本——這些支持通常包括廣告和印刷、禮儀、秘書服務、運輸和倉儲、娛樂和醫療保健、媒體、公共關系等。
3.餐飲費用
會議的餐飲費用可以簡單也可以復雜，取決於會議的議程和目的。
(1)，中餐和午餐
中餐和午餐基本都是正餐，可以是自助餐的形式，也可以是逐桌預算。如果主辦方希望酒水是自己購買而不是餐廳提供，餐廳可能會收取壹定的服務費。
(2)會場茶歇
這個費用基本是按照人數預算的，預算的時候可以提出不同時間段的餐飲組合。主辦方告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序性服務，可能需要額外預算。壹般情況下，茶歇的種類可以分為兩種:西式咖啡、紅茶、西式點心和水果，而中式茶歇主要是開水、綠茶或花茶、水果茶、咖啡、水果和點心。
(3)友誼招待會/舞會
事實上，壹場聯誼/舞會的預算可能比壹場單獨的宴會更復雜。只要設置好餐標和秤，預算就好算了。但是，從預算的設計到場地和節目支持，可能需要很長時間來確認酒會/舞會的預算。
(4)飲料和服務費
通常情況下，如果在高星級酒店的餐廳吃飯，餐廳會拒絕主辦方自己帶飲料出去。如果可以帶走飲料，餐廳壹般需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會時，通常會在基本消費水平的基礎上加收約15%的服務費。
(5)、其他——零食、水果、配制酒。
4.視聽設備
除非在室外進行，否則視聽設備的成本通常可以忽略不計。如果為了公關效果必須在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括:
設備本身的租賃費用通常按天計算。
設備的運輸、安裝調試、技術人員支持費的控制可以委托給展會服務商。
音源-主要是背景音樂和娛樂音樂。主辦方可自帶或委托代理。
5.演員和節目
通常可以根據節目選定後的次數來計算——預算金額通常與節目表演難度和參與人數成正相關。如果在合適的地方有固定的演出，預算很簡單，與觀看演出的人數成正相關——專場演出或包機除外。
6.雜項費用
雜費是指展會期間因壹些臨時安排而產生的費用，包括印刷、臨時運輸裝卸、紀念品、模特及禮儀服務、年會策劃、臨時道具、傳真等通訊、快遞服務、臨時衛生保健、翻譯指導、臨時業務用車、匯款等。雜費的預算很難計劃，不可預見的費用通常可以作為機動手段加入會議費的預算中。